Dostajesz ofertę pracy za granicą, a pracodawca prosi o zaświadczenie o niekaralności. Zanim złożysz wniosek, ustal, czy chodzi o dokument z Polski, z państwa, w którym masz pracować, czy z każdego kraju, w którym wcześniej mieszkałeś. Dzięki temu przygotujesz właściwe zaświadczenie i unikniesz ponownego załatwiania formalności tuż przed wyjazdem.
Kiedy może być potrzebne zaświadczenie o niekaralności?
Prośba o taki dokument może pojawić się na przykład podczas rekrutacji do pracy z dziećmi. W innych przypadkach zależy od stanowiska oraz zasad obowiązujących w państwie, do którego wyjeżdżasz. Samo ogłoszenie nie zawsze wyjaśnia jednak, jakie zaświadczenie należy dostarczyć.
Zapytaj więc pracodawcę, z jakiego kraju ma pochodzić dokument i jak aktualny powinien być. Przepisy dotyczące KRK nie określają terminu ważności zaświadczenia, ale jego odbiorca może oczekiwać dokumentu wydanego w konkretnym czasie przed rozpoczęciem pracy. Warto poznać ten wymóg przed złożeniem wniosku.
Czym jest polskie zaświadczenie z KRK?
W Polsce dokument potocznie nazywany zaświadczeniem o niekaralności uzyskuje się z Krajowego Rejestru Karnego (KRK). Informacja z rejestru dotyczy danych w nim zgromadzonych. Nie zastępuje automatycznie zaświadczeń z każdego państwa, w którym dana osoba mieszkała.
Jeśli potrzebujesz dokumentu z Polski, możesz wystąpić o niego samodzielnie albo zlecić uzyskanie zaświadczenia o niekaralności z KRK firmie zajmującej się takimi formalnościami. Drugie rozwiązanie może być wygodne zwłaszcza wtedy, gdy jesteś już za granicą.
A co, jeśli pracodawca żąda zaświadczeń z kilku państw? Ustal, jaki dokument wydaje każde z nich i jak można o niego wystąpić. W przypadku państw UE możesz zapytać polskie KRK o możliwość uzyskania informacji z zagranicznego rejestru za pośrednictwem systemu ECRIS. Nie oznacza to jednak, że w każdej sprawie otrzymasz tą drogą potrzebny dokument. W sprawach związanych z zatrudnieniem warto również sprawdzić zasady bezpośrednio w rejestrze właściwego państwa. Jeśli mieszkałeś poza UE, informacji o dostępnej procedurze szukaj u właściwych władz lub w konsulacie tego państwa.
Jak uzyskać zaświadczenie z Polski?
Wniosek można złożyć w punkcie informacyjnym KRK, wysłać pocztą albo skorzystać z systemu e-KRK. Przy wyborze sposobu weź pod uwagę formę dokumentu, którą zaakceptuje jego odbiorca.
Zaświadczenie wydane przez e-KRK jest dokumentem elektronicznym. Sam wydruk otrzymanego pliku nie staje się papierowym zaświadczeniem. Jeśli pracodawca oczekuje wersji papierowej, wyjaśnij tę kwestię przed złożeniem wniosku. Lepiej ustalić to wcześniej niż dowiedzieć się po otrzymaniu dokumentu, że potrzebna jest inna forma.
Co jeszcze może być potrzebne za granicą?
Polskie zaświadczenie może wymagać tłumaczenia na język akceptowany przez pracodawcę lub instytucję, której je przedstawiasz. Zapytaj zatem, czy potrzebne jest tłumaczenie i czy musi być poświadczone. Gdy znasz odpowiedź, możesz przesłać dokument do Biura Tłumaczeń MT z prośbą o wycenę.
W zależności od miejsca i sposobu wykorzystania zaświadczenia może być też potrzebna apostille albo legalizacja. Nie zakładaj jednak, że jest to wymóg przy każdym wyjeździe. Jeśli dokument składasz w urzędzie innego państwa UE, mogą mieć zastosowanie przepisy upraszczające obieg dokumentów urzędowych, które znoszą wymóg apostille dla objętych nimi dokumentów.
Dla polskich obywateli, których zaświadczenie z KRK potwierdza niefigurowanie w rejestrze, dostępny jest ponadto wielojęzyczny formularz stanowiący załącznik do zaświadczenia. Formularz pomaga odbiorcy zrozumieć treść dokumentu i w niektórych sytuacjach pozwala uniknąć zamawiania tłumaczenia. Niemniej, gdy zaświadczenie ma trafić do prywatnego pracodawcy albo poza UE, uproszczenia mogą nie obowiązywać.
O co zapytać przed złożeniem wniosku?
Krótka wiadomość do pracodawcy lub instytucji przyjmującej dokument pomoże ustalić najważniejsze kwestie:
- Z którego państwa lub państw ma pochodzić zaświadczenie?
- Jak dawno może być wydane?
- Czy potrzebny jest dokument papierowy, czy akceptowany będzie elektroniczny?
- Czy wymagane jest tłumaczenie, a jeśli tak, na jaki język i w jakiej formie?
- Czy dokument wymaga dodatkowego poświadczenia, np. apostille?
- Kiedy najpóźniej trzeba go przedstawić?
Mając te informacje, łatwiej wybierzesz właściwy sposób uzyskania zaświadczenia i zaplanujesz pozostałe kroki. Dzięki temu dokumenty będą gotowe na czas, a Ty będziesz mógł skupić się na przygotowaniach do nowej pracy.
