Ważną częścią procesu rekrutacji jest integracja nowych pracowników w firmie. To w obowiązku pracodawcy leży wdrożenie nowo przybyłych osób oraz zadbanie o to, by poczuły się one komfortowo już od pierwszych dni w pracy. Dobrze przeprowadzony onboarding świadczy o profesjonalizmie przedsiębiorstwa. To ważny aspekt, który wpłynie na opinie o Tobie jako pracodawcy.
Na czym polega onboarding nowych pracowników?
Onboarding (z j. ang.) oznacza proces integracji nowych pracowników – wdrażania w strukturę organizacyjną firmy. Są to wszelkie działania mające na celu przybliżenie takich kwestii jak:
- strategia firmy
- wartości przez nią wyznawane
- charakterystyka usług i produktów
- firmowe procedury
- zakres obowiązków
- cele biznesowe, itp.
Dla nowego pracownika dobrze przeprowadzony onboarding warunkuje szybką adaptację do nieznanego środowiska pracy. A to przekłada się na jego efektywność w zespole. Po zapoznaniu się z istotnymi informacjami o firmie, nowy pracownik może zaangażować się w promowanie firmy (własną postawą, działaniami, itp.).
Integracja nowych pracowników – ile powinna trwać?
Nie można dokładnie określić, ile powinien trwać proces integracji nowych pracowników w zespole. Jednak często spotykamy się z onboardingiem, który pokrywa się z okresem próbnym (zazwyczaj wynosi 3 miesiące, lecz może przedłużyć się nawet do 12 miesięcy).
W każdej firmie proces integracji będzie się skracał lub wydłużał, a to ze względu na takie czynniki jak m.in.:
- doświadczenie nowych pracowników na podobnym stanowisku
- zasady i procedury firmy
- potencjał zawodowy nowych pracowników
- specyficzne cechy stanowiska
Integracja nowych pracowników – jak zorganizować?
Warto przygotować się na przyjęcie nowego pracownika odpowiednio wcześniej – jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy. Chodzi tutaj o podstawowe sprawy takie jak np. założenie skrzynki mailowej, zorganizowanie stanowiska pracy i niezbędnego sprzętu.
Jak to zrobić? Oto kilka porad:
- Zaraz po zaakceptowaniu oferty pracy przez kandydata, a nawet podpisaniu umowy o pracę, poproś dział IT o zorganizowanie miejsca pracy, sprzętów i innych środków potrzebnych do pracy – adres mailowy, telefon, komputer, kody dostępu itp.
- Porozmawiaj z działem HR, aby przygotować potrzebne dokumenty, które należy podpisać w pierwszym dniu pracy (np. umowa o pracę), a także poinformować nowego pracownika o tym, jakie dokumenty powinien ze sobą przynieść.
- Stwórz plan i harmonogram działań, które musisz zrealizować w określonych ramach czasowych – np. w pierwszym tygodniu, w pierwszym miesiącu, w trzech miesiącach, w roku itp.
- Co najważniejsze – nie zapomnij poinformować zespołu o przyjęciu nowego pracownika do firmy. W tym celu polecamy wysłać do stałych pracowników wiadomość, w której przedstawisz imię i nazwisko nowego kolegi, stanowisko, datę rozpoczęcia i jak za co będzie odpowiedzialny w firmie. Poproś zespół o przygotowanie informacji, które pomogą nowemu pracownikowi lepiej poznać firmę.
Onboarding – harmonogram działań podczas pierwszego dnia i tygodnia pracy
| Pierwszy dzień | Kluczowym momentem pierwszego dnia w pracy nowego pracownika jest przywitanie go i przedstawienie zespołu. Załatwienie formalności (podpisanie umowy o pracę, przekazanie sprzętu i stanowiska pracy). Rozmowa, w której przedstawisz strukturę organizacyjną firmy, kalendarium, zakres obowiązków. Pamiętaj, aby pierwszego dnia nie zasypać nowego pracownika lawiną informacji. Należy je odpowiednio dawkować, a także robić przerwy w ciągu dnia. Rozmowa z osobami, z którymi nowy pracownik będzie współpracować. |
| Pierwszy tydzień | Przeprowadzenie szkolenia z oprogramowania i systemów, z którymi nowy pracownik nie miał wcześniej do czynienia. Objęcie nowego pracownika programem mentorskim (przydzielenie osoby, która będzie wspierać go i odpowiadać na wszelkie pytania i wątpliwości wobec nowej pracy). Uwzględnienie nowego pracownika w spotkaniu czy projekcie, nad którym firma obecnie pracuje. |
Potrzebujesz nowych pracowników na już?
