Wskutek pandemii koronawirusa doszło do wielu zmian w poszczególnych sektorach gospodarki. Rynek pracy nie jest wyjątkiem. Praca zdalna przestała być ekskluzywnym benefitem, a niedługo zostanie zakwalifikowana do Kodeksu pracy jako alternatywny tryb pracy. Wobec tego, pracodawcy są zobowiązani stworzyć regulamin pracy zdalnej. Co należy zawrzeć w takim dokumencie?
Praca zdalna jako nowa rzeczywistość
Jak wynika z kilku ostatnich badań, praca zdalna okazała się zbawieniem dla większości Polaków w czasie pandemii, ale i nie tylko. Ponad 86% respondentów stwierdziło, że w ciągu najbliższych kilku lat woleliby pracować całkowicie zdalnie albo w systemie hybrydowym.
Jakie są zalety pracy zdalnej?
Respondenci wyodrębnili następujące zalety pracy w domu:
- możliwość zaoszczędzenia na paliwie/biletach na komunikację miejską
- elastyczny czas pracy
- zaoszczędzony czas na dojazdach
- większa efektywność
- możliwość samodzielnej aranżacji miejsca pracy
Oczywiście, część osób wolałaby wrócić albo już wróciła do tradycyjnej formy pracy – głównie ze względu na brak możliwości pracy w domu (mało miejsca/duża rodzina/problemy z dostępem do Internetu i plików firmowych). Ponadto, dla wielu praca w domu jest zbyt rozpraszająca, co skutkuje zmniejszeniem efektywności.
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników, 7.04.2023 w życie ma wejść nowelizacja Kodeksu pracy, gdzie m.in pojawi się zapis o możliwości wykonywania pracy zdalnej. W związku z tym, jeżeli pracodawca do tej pory umożliwiał albo w najbliższym czasie da możliwość pracy w trybie zdalnym (hybrydowym), należy sporządzić osobny dokument, który ureguluje kwestie prawne w tym zakresie. Chodzi o zaopatrzenie się w regulamin pracy zdalnej.
W naszym poprzednim wpisie znajdziesz więcej informacji na temat projektu ustawy.
Regulamin pracy zdalnej – podstawowe informacje
Przede wszystkim, należy pamiętać, że regulamin pracy zdalnej powinien być odzwierciedleniem zapisów w Kodeksie pracy. Regulamin jest jednak wewnętrznym firmowym dokumentem, dlatego dozwolone są wszelkie implementacje własne, np:
- zasady pracy zdalnej (np. praca hybrydowa; godziny pracy)
- rodzaje pracy zdalnej
- kto jest uprawniony do wykonywania pracy zdalnej (uwzględnienie stanowisk/branż/określonych osób)
- lista obowiązków, które mogą/lub nie mogą być wykonywane zdalnie
- ustalenie okresów umożliwiających lub uniemożliwiających przejście na tryb pracy zdalnej
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę dla obcokrajowców
Regulamin pracy zdalnej – co warto w nim zawrzeć?
Idąc dalej, niezbędnym jest określenie podstawowych praw oraz obowiązków zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Czyli, przykładowo poprzez ustalenie konkretnych “aktywnych” godzin pracy zdalnej, pracodawca ma prawo w tym czasie kontaktować się z pracownikiem, nadzorować jego postępy w wykonywaniu zadań (również warto określić w jaki sposób odbywa się nadzorowanie/sprawdzanie pracy). Z kolei pracownik ma obowiązek być dostępnym oraz realizować powierzone zadania w ustalonym przedziale czasowym.
Im bardziej szczegółowo zostanie rozpisany regulamin pracy zdalnej, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia nieporozumień w komunikacji z przełożonym bądź w realizacji zadań.
Udostępnienie narzędzi do pracy zdalnej
Kolejnym istotnym zapisem jest wymienienie wszystkich narzędzi, z których korzysta pracownik w czasie pracy zdalnej, przy tym należy wspomnieć m.in. o:
- zasadach zgłaszania problemów/potrzeb technicznych
- BHP
- zasadach korzystania ze sprzętu prywatnego
- odpowiedzialności za sprzęt służbowy
- zasadach korzystania ze sprzętu służbowego
Pamiętaj! Zgodnie z nowelizacją ustawy pracodawcy mają obowiązek finansowania kosztów energii oraz Internetu (roamingu jeżeli mówimy o pracy zdalnej za granicą) w czasie kiedy pracownik jest zatrudniony w trybie pracy zdalnej.
Ale ze względu na to, że obliczenie tych kosztów albo zapewnienie osobnych źródeł energii jest zbyt uciążliwe i czasochłonne dla pracodawcy, o wiele łatwiejszym rozwiązaniem jest zaproponowanie pracownikom bonusu w postaci premii pieniężnej.
Wielokulturowy zespół na polskim rynku pracy – najnowsze wyniki badań
O czym jeszcze warto pamiętać?
Na końcu regulaminu należy wspomnieć o zasadach RODO. W tym przypadku można odnieść się do ogólnych postanowień. Oprócz tego, trzeba przywołać znowelizowany Kodeks pracy, inne akta zakładowego prawa pracy oraz wszelkie wzory zaświadczeń pracowników.
Zanim regulamin pracy zdalnej pójdzie w obieg, warto skonsultować się z działem księgowości oraz HR. Oprócz tego, polecamy zorganizować spotkanie z osobami, które pracują oraz planują zacząć pracę w trybie zdalnym, aby omówić wszelkie szczegóły.
Regulamin pracy zdalnej to przede wszystkim dokument, który ma ją ułatwić i dokładnie określać, aby uniknąć nieporozumień.
Stwórz własny regulamin pracy zdalnej, a następnie
